Organiser la tournée des calendriers pompiers : la méthode en 5 étapes
La tournée des calendriers est la principale ressource de nombreuses amicales. Bien préparée, elle se passe mieux pour les pompiers, rassure les habitants et simplifie le travail du trésorier.
Les 5 étapes d'une tournée réussie
- 1.
Découper la commune en secteurs
Rues, lotissements, hameaux : chaque secteur doit pouvoir être couvert par un binôme en une ou deux sorties. Reprenez les secteurs de l'an dernier et ajustez selon les nouveaux quartiers.
- 2.
Constituer les binômes et le planning
Associez un pompier expérimenté à un plus jeune, répartissez les week-ends et prévoyez des équipes de relance pour les absents.
- 3.
Préparer les moyens de paiement
Espèces, chèques… et carte bancaire, de plus en plus demandée. Sans terminal, une application de collecte permet d'accepter la carte depuis un smartphone.
- 4.
Suivre les passages en temps réel
Noter les rues faites, les absents et les refus évite les doublons et les oublis. Le bureau voit l'avancement de la campagne sans attendre le retour des carnets.
- 5.
Remettre un reçu et clôturer les comptes
Un reçu envoyé par e-mail rassure le donateur. En fin de tournée, le trésorier rapproche les montants par équipe et par moyen de paiement.
Papier ou application de tournée ?
Les carnets papier fonctionnent, mais demandent une ressaisie en fin de campagne et ne permettent pas de suivre l'avancement. Une application calendrier pompier comme Juanito enregistre chaque don (espèces, chèque ou carte bancaire), envoie les reçus automatiquement et donne au bureau une vue en temps réel des secteurs. Voir le comparatif des applications.
Rassurer les habitants
Les faux démarcheurs nuisent à toutes les amicales. Tenue, carte, information en mairie et reçu immédiat aident les habitants à reconnaître un vrai pompier.
Questions fréquentes
- Quand commencer à préparer la tournée des calendriers ?
- Idéalement dès la fin de l'été : choix du calendrier, découpage des secteurs et constitution des binômes doivent être prêts avant le début de la tournée, en général à l'automne.
- Comment éviter que deux équipes passent dans la même rue ?
- En attribuant chaque secteur à une équipe et en enregistrant les passages au fil de l'eau. Une application de tournée permet de voir en temps réel les rues déjà faites.
- Peut-on accepter la carte bancaire sans terminal de paiement ?
- Oui. Avec une application comme Juanito, le donateur paie par carte depuis le smartphone du pompier, sans terminal, et reçoit son reçu par e-mail.
- Comment le trésorier suit-il les fonds collectés ?
- Chaque don est enregistré avec son moyen de paiement (espèces, chèque, carte). Le trésorier dispose ainsi d'un état par équipe et par secteur, sans ressaisie de carnets papier.